Google Apps to połączenie narzędzi Google: Gmail, Google Talk, Google Calendar, Google Docs, Google Start Page i Google Sites, które możemy zainstalować pod własną domeną i cieszyć się tymi wszystkimi narzędziami wraz z rodziną, znajomymi i oczywiście współpracownikami.

Google Apps jest dostępne w trzech wersjach: Standardowej (Standard Edition), Biznesowej (Premier Edition) i Edukacyjnej (Education Edition), którą właśnie zaczynam wdrażać w mojej organizacji studenckiej NZS SGH. Wszystkie wymienione edycje zawierają powyższe narzędzia, ale różnią się dostępnością usług dodatkowych.

Najbardziej zaawansowana jest oczywiście edycja Biznesowa, stworzona z myślą o małych i średnich firmach. Jej koszt to $50 za użytkownika za rok. W pakiecie mamy konto Gmail o pojemności 25 GB, API, za pomocą którego możemy zintegrować Apps z naszymi wewnętrznymi aplikacjami firmowymi oraz obsługę techniczną 24/7.

Edycja Edukacyjna jest darmowa i ma prawie wszystkie funkcje Biznesowej (z istotnych rzeczy to mniejsza pojemność Gmaila – „tylko” 7GB), ale jest dostępna wyłącznie dla szkół, uczelni i organizacji non-profit.

Edycja Standardowa jest najuboższa (Gmail „tylko” 7GB, brak API oraz obsługi technicznej), ale jest w zupełności wystarczająca dla celów prywatnych (np. adresy e-mail dla rodziny lub znajomych) lub dla startupów.

Tyle tytułem przydługiego wstępu. Teraz wyjaśnię Wam, dlaczego Google Apps są aż tak użytecznym narzędziem.

Główną zaletą Google Apps jest siła jej poszczególnych elementów. Coraz więcej ludzi korzysta z Gmaila, który jest najlepszą aplikacją pocztową na świecie, coraz bardziej lubimy przechowywać swoje dokumenty w sieci tworząc dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje za pomocą Google Docs, Google Calendar stał się głównym narzędziem do informowania o spotkaniach w realu, coraz więcej moich znajomych jako stronę startową ustawia spersonalizowaną stronę Google.

Dzięki Google Apps mamy wszystkie te elementy pod kontrolą i możemy wznieść pracę grupową w firmach i organizacjach na wyższy poziom. Z poziomu panelu administratora tworzymy konta nowym użytkownikom, którzy automatycznie otrzymują dostęp do wszystkich wyżej wymienionych narzędzi.

Dzięki temu mogą wspólnie tworzyć oferty dla sponsorów, prezentacje na spotkania, planować spotkania, czatować, tworzyć wewnętrzne listy mailingowe, kontaktować się za pomocą Gmaila. A dzięki Google Sites można zbudować organizacyjny Intranet, z danymi kontaktowymi pracowników, najnowszymi informacjami dla członków, a nawet blogiem. A wszystkie zmiany i nowości każdy członek może śledzić z poziomu swojej spersonalizowanej strony głównej bez potrzeby ciągłego monitorowania wielu stron.

Osobiście wiążę bardzo duże nadzieje z wprowadzeniem Google Apps w NZSie i liczę, że dzięki niemu uda się poprawić komunikację między coraz większą liczbą członków w organizacji (w tej chwili NZS SGH liczy dokładnie 111 osób), a także usprawni proces pozyskiwania partnerów i sponsorów.

Postaram się poświęcić jeszcze co najmniej kilka wpisów Google Apps – procesowi instalacji, konfiguracji oraz przykładów jak zrobiliśmy to w NZSie.